Zusammenarbeit im Jahreslauf: Was zwischen Kanzlei und Mandant wann ansteht

Wer nur einmal im Jahr an den Steuerberater denkt, verschenkt den größten Teil des Nutzens. Die Zusammenarbeit folgt einem Rhythmus: laufende Pflichten, die regelmäßig wiederkehren, Abschlussarbeiten, die einmal im Jahr anfallen, und Beratung, die immer dann gebraucht wird, wenn sich etwas ändert. Wer diesen Rhythmus kennt, gerät seltener unter Druck.

Der laufende Teil

Für unternehmerisch Tätige ist das Jahr getaktet. Buchführung, Umsatzsteuervoranmeldungen und, wenn Personal beschäftigt wird, die Lohnabrechnung wiederholen sich in festen Abständen. Diese Arbeiten wirken unspektakulär, sind aber das Fundament: Was hier ordentlich läuft, macht später den Abschluss einfach. Was hier liegen bleibt, wird am Jahresende teuer, weil es dann rekonstruiert werden muss.

Ihr Beitrag ist dabei Regelmäßigkeit. Belege in gleichmäßigen Abständen zu liefern ist für beide Seiten leichter als ein Karton im Frühjahr. Wenn Sie in einem Zeitraum ungewöhnlich wenig oder gar nichts vorzulegen haben, sagen Sie das aktiv. Eine Kanzlei kann sonst nicht unterscheiden, ob nichts passiert ist oder ob etwas fehlt.

Der Abschluss

Nach dem Ende des Wirtschaftsjahres folgt der Teil, den die meisten mit Steuerberatung verbinden: Gewinnermittlung oder Jahresabschluss und die Steuererklärungen. Dafür braucht die Kanzlei mehr als Belege. Sie braucht Auskünfte, die nur Sie geben können: zu offenen Forderungen, zu Beständen, zu privater Nutzung betrieblicher Dinge, zu Vorgängen, die vom Üblichen abweichen. Diese Rückfragen kommen zuverlässig, und je schneller sie beantwortet werden, desto zügiger geht es.

Für die Abgabe gelten Fristen. Sie fallen unterschiedlich aus, je nachdem, ob eine Erklärung selbst oder durch eine Kanzlei eingereicht wird, und sie können im Einzelfall verlängert werden. Verlassen Sie sich nicht auf Faustregeln aus dem Bekanntenkreis, sondern lassen Sie sich sagen, was für Sie gilt.

Beratung bei Veränderungen

Der wertvollste Teil der Zusammenarbeit passt in keinen Kalender. Er wird ausgelöst durch Ereignisse: eine größere Anschaffung, ein neuer Geschäftszweig, die erste Anstellung, ein Kunde im Ausland, ein Immobilienkauf, ein Gesellschafterwechsel, eine geplante Übergabe. Solche Dinge lassen sich vorher gestalten und nachher meistens nur noch abwickeln. Der Anruf vor der Entscheidung ist deshalb fast immer besser investiert als die Klärung danach.

• Anschaffungen und Investitionen, bevor sie getätigt werden
• Änderungen bei Personal, Beteiligungen oder Rechtsform
• neue Tätigkeitsfelder, besonders über Grenzen hinweg
• private Ereignisse mit steuerlicher Wirkung wie Heirat, Erbfall, Immobilie

Was gute Zusammenarbeit ausmacht

Auf beiden Seiten liegen Pflichten. Die Kanzlei schuldet Sorgfalt, Erklärung und Hinweise auf Risiken. Sie schulden vollständige und richtige Angaben, denn eine Kanzlei kann nur verarbeiten, was sie erfährt. Wer Informationen zurückhält, bekommt kein besseres Ergebnis, sondern ein falsches. Zur Mitwirkung gehört auch, Bescheide und Schreiben des Finanzamts zeitnah weiterzuleiten, statt sie abzulegen.

Hilfreich ist außerdem ein fester Termin im Jahr, in dem nicht Belege besprochen werden, sondern Ihre Lage: Was hat sich verändert, was ist geplant, wo drückt es. Dieses Gespräch fällt oft aus, weil es nicht dringend ist. Es ist aber der Teil, aus dem Beratung überhaupt erst entsteht.

Auswertungen lesen, statt sie abzuheften

Wer eine laufende Buchführung führen lässt, bekommt in der Regel regelmäßig eine Auswertung. Bei den meisten landet sie ungelesen in einem Ordner, und damit verschenkt man den eigentlichen Gegenwert der Buchführung. Diese Zahlen sind nicht für das Finanzamt gemacht, sondern für Sie: Sie zeigen die Entwicklung Ihrer Erlöse, die Struktur Ihrer Kosten und das vorläufige Ergebnis.

Nützlich werden sie durch Vergleich. Eine einzelne Auswertung sagt wenig, die Reihe über die Monate und der Blick auf das Vorjahr dagegen viel. Achten Sie auf Abweichungen, die Sie sich nicht erklären können, und fragen Sie danach. Oft steckt dahinter eine Buchung, die einer Klärung bedarf, und es ist erheblich einfacher, das zeitnah aufzulösen als am Jahresende.

Beachten Sie zugleich die Grenzen. Eine unterjährige Auswertung ist vorläufig. Abschlussarbeiten wie Abschreibungen, Bestandsveränderungen und Abgrenzungen sind darin je nach Handhabung noch nicht oder nur pauschal enthalten. Das erklärt, warum das Jahresergebnis vom Zwischenstand abweichen kann. Lassen Sie sich einmal zeigen, wie Ihre Auswertung aufgebaut ist und worauf Sie achten sollten. Diese eine Erklärung wirkt über Jahre und macht aus einer Pflichtübung ein Steuerungsinstrument.

Fazit

Denken Sie in drei Ebenen: Laufendes gleichmäßig liefern, Abschlussfragen zügig beantworten, Veränderungen früh melden. Wer das durchhält, hat weniger Rückfragen, weniger Zeitdruck und bekommt Beratung statt reiner Verwaltung. Der Unterschied zwischen beidem entsteht selten in der Kanzlei, sondern meistens in der Regelmäßigkeit des Mandanten.