Vollmacht für den Steuerberater: Was die Bevollmächtigung bedeutet

Die Vollmacht regelt, in welchem Umfang Ihre Kanzlei gegenüber der Finanzverwaltung für Sie auftreten darf. Sie ist die Grundlage dafür, dass Erklärungen eingereicht, Auskünfte eingeholt, Anträge gestellt und im Regelfall auch Bescheide empfangen werden können. Ohne sie ist die Kanzlei ein Zuarbeiter, mit ihr ein Vertreter.

Vollmacht und Auftrag sind zweierlei

Diese Unterscheidung wird häufig übersehen. Der Auftrag regelt das Verhältnis zwischen Ihnen und der Kanzlei, also welche Leistungen erbracht werden und wie abgerechnet wird. Die Vollmacht regelt das Verhältnis nach außen, also was die Kanzlei gegenüber dem Finanzamt darf. Beides kann unterschiedlich weit reichen. Eine weite Vollmacht bedeutet nicht, dass alles beauftragt ist, und ein enger Auftrag schränkt die Vollmacht nach außen nicht automatisch ein.

Was üblicherweise umfasst ist

• Einreichen von Erklärungen und Meldungen in Ihrem Namen
• Einholen von Auskünften und Einsicht in Ihre steuerlichen Daten
• Stellen von Anträgen, etwa auf Fristverlängerung oder Anpassung von Vorauszahlungen
• Einlegen von Rechtsbehelfen
• Empfang von Bescheiden und Schreiben, wenn eine Empfangsvollmacht erteilt ist

Nicht automatisch umfasst ist die Verfügung über Ihr Geld. Eine Vollmacht in Steuersachen ist keine Bankvollmacht. Ob Erstattungen auf ein Konto der Kanzlei fließen sollen, ist eine gesonderte Frage, die eigens geregelt werden muss und über die Sie bewusst entscheiden sollten.

Die Empfangsvollmacht und ihre Wirkung

Der praktisch wichtigste Punkt betrifft den Empfang von Post. Ist eine Empfangsvollmacht erteilt, gehen Bescheide an die Kanzlei, und die Bekanntgabe wirkt darüber. Das hat einen großen Vorteil: Fristen für Rechtsbehelfe laufen dort auf, wo jemand sie überwacht. Der klassische Fall, in dem ein Bescheid im Urlaub im Briefkasten liegt und die Frist abläuft, ist damit weitgehend entschärft.

Die Kehrseite ist, dass Sie den Bescheid nicht als Erster sehen. Deshalb gehört zur Empfangsvollmacht eine Absprache darüber, wie und wie schnell Sie informiert werden. Ohne Empfangsvollmacht bleibt die Verantwortung bei Ihnen, und das bedeutet: Jedes Schreiben sofort öffnen und weiterleiten.

Umfang und Grenzen bewusst wählen

Eine Vollmacht kann umfassend erteilt oder auf bestimmte Steuerarten und Zeiträume begrenzt werden. Beides ist legitim. Sinnvoll ist Klarheit: Wenn eine Kanzlei nur einen Teilbereich betreut, etwa nur die Lohnabrechnung, kann eine entsprechend begrenzte Vollmacht die sauberere Lösung sein. Bei mehreren Beratern ist die Abgrenzung sogar notwendig, sonst entstehen Unklarheiten darüber, wer zuständig ist.

In der Praxis wird die Vollmacht heute in der Regel elektronisch übermittelt und in einer Datenbank der Finanzverwaltung geführt. Dadurch muss sie nicht bei jedem Vorgang neu vorgelegt werden. Zugleich bedeutet es, dass ein Widerruf ebenfalls aktiv erfolgen muss und nicht dadurch geschieht, dass Sie das Mandat beenden.

Beim Wechsel unbedingt beachten

Wenn Sie die Kanzlei wechseln, gehört der Widerruf der alten Vollmacht zu den ersten Schritten. Andernfalls kann es passieren, dass Post weiterhin an die frühere Kanzlei geht, während die neue nicht handeln kann. Das ist eine häufige und völlig vermeidbare Ursache für verpasste Fristen. Erteilen Sie die neue Vollmacht und veranlassen Sie parallel den Widerruf der alten.

Achten Sie darauf, wer die Vollmacht erteilen darf. Bei einer Einzelperson ist das einfach. Bei Ehegatten, die gemeinsam veranlagt werden, sind beide betroffen, und beide müssen mitwirken. Bei Gesellschaften kommt es auf die Vertretungsregelung an: Wer allein vertreten darf, kann allein erteilen, sonst braucht es die vorgesehene Zahl von Vertretern. Wird das übersehen, kann eine Vollmacht unwirksam sein, und im schlechtesten Fall stellt sich das erst heraus, wenn es auf sie ankommt.

Denken Sie außerdem an den Fall, dass Sie selbst ausfallen. Eine Vollmacht in Steuersachen deckt das Verhältnis zur Finanzverwaltung ab, aber sie regelt nicht, wer für Sie im Unternehmen entscheidet, wenn Sie länger nicht handlungsfähig sind. Das ist eine eigene Vorsorge, die zu einem Mandat sinnvollerweise dazugehört, aber nicht dasselbe ist. Sprechen Sie beides an, wenn Sie ohnehin über Vollmachten reden.

Und halten Sie den Bestand aktuell. Vollmachten überdauern gern die Anlässe, für die sie erteilt wurden. Prüfen Sie gelegentlich, wer eigentlich noch für Sie handeln darf, und räumen Sie auf, was nicht mehr gebraucht wird.

Fazit

Trennen Sie Auftrag und Vollmacht gedanklich. Entscheiden Sie bewusst über die Empfangsvollmacht: Sie schützt vor Fristversäumnis, verlangt aber eine Absprache zur Weiterleitung. Halten Sie den Umfang klar, besonders bei mehreren Beratern, und denken Sie beim Wechsel zuerst an den Widerruf. Eine Vollmacht ist ein Werkzeug, kein Formular.