Kanzleiwechsel: Wie ein Wechsel des Steuerberaters geordnet abläuft

Der Wechsel der Kanzlei ist ein normaler Vorgang, kein Konflikt. Er läuft in der Praxis in drei Schritten ab: Sie beenden das bestehende Mandat, Sie beauftragen die neue Kanzlei, und die beiden Kanzleien klären die Übergabe der Unterlagen weitgehend untereinander. Der wichtigste Hebel ist der Zeitpunkt.

Gründe, die tragen, und Gründe, die täuschen

Häufige und nachvollziehbare Gründe sind ausbleibende Erreichbarkeit, wiederholt verspätete Bearbeitung, fehlende Erfahrung mit einem neuen Sachverhalt, ein Wechsel der Ansprechpartner oder eine Arbeitsweise, die nicht mehr zusammenpasst, etwa wenn Sie digital arbeiten und die Kanzlei nicht. Auch ein Wachstum des Unternehmens kann ein guter Grund sein, weil andere Anforderungen entstehen.

Ein schlechter Grund ist ein einzelnes unerfreuliches Ergebnis. Wer wechselt, weil ein Bescheid nicht gefallen hat, findet oft dieselbe Rechtslage in der nächsten Kanzlei wieder. Prüfen Sie ehrlich, ob das Problem in der Beratung liegt oder in der Sache. Auch die eigene Mitwirkung gehört auf den Prüfstand: Wenn Unterlagen chronisch spät kamen, wird ein Wechsel daran nichts ändern.

Der richtige Zeitpunkt

Am reibungsärmsten ist ein Wechsel nach Fertigstellung eines Abschlusses und vor Beginn des nächsten. Dann liegt eine abgeschlossene Einheit vor, und die neue Kanzlei setzt auf einem sauberen Stand auf. Mitten im laufenden Jahr zu wechseln ist möglich, aber aufwendiger, weil unterjährige Buchführung und Meldungen übergeben werden müssen. Besonders unglücklich ist ein Wechsel während einer laufenden Betriebsprüfung oder eines offenen Verfahrens. Wenn es sich vermeiden lässt, warten Sie ab.

Der Ablauf

• Kündigung des bestehenden Mandats, schriftlich und mit Blick in die bestehende Vereinbarung, ob dort etwas zur Beendigung geregelt ist
• Widerruf oder Anpassung erteilter Vollmachten, damit klar ist, wer künftig gegenüber dem Finanzamt für Sie handelt
• Beauftragung der neuen Kanzlei und Erteilung der Vollmacht dort
• Anforderung der Unterlagen, üblicherweise durch die neue Kanzlei
• Übergabe der Daten, möglichst in einem Format, das weiterverarbeitet werden kann

Was Ihnen gehört und was nicht

Ihre eigenen Unterlagen, also Belege und Dokumente, die Sie beigebracht haben, sind herauszugeben. Bei Arbeitsergebnissen und internen Arbeitspapieren ist die Lage differenzierter, und es kann außerdem sein, dass eine Kanzlei bei offenen Honoraren ein Zurückbehaltungsrecht geltend macht. Deshalb ist der pragmatische Rat schlicht: Begleichen Sie offene Rechnungen, bevor Sie kündigen, oder klären Sie sie parallel. Wer im Streit auseinandergeht, verzögert vor allem die eigene Übergabe.

Achten Sie besonders auf die Daten der Buchführung. Ein Ausdruck ist keine Übergabe. Sinnvoll ist ein Datenbestand, den die neue Kanzlei einlesen kann, ergänzt um Stammdaten und Anlagenverzeichnis. Klären Sie auch, wo digitale Belege archiviert sind und wie Sie dauerhaft an sie herankommen, wenn das Portal der alten Kanzlei geschlossen wird.

Der Umgang miteinander

Der Wechsel ist unter Berufskollegen alltäglich, und es ist üblich, dass die abgebende Kanzlei kooperiert. Sie müssen sich nicht rechtfertigen, und Sie müssen keine Begründung liefern. Eine sachliche, freundliche Kündigung ohne Vorwürfe erleichtert die Übergabe erheblich. Informieren Sie außerdem selbst darüber, wenn Dritte betroffen sind, etwa eine Bank, die Auswertungen erhält.

Kalkulieren Sie den Anlauf realistisch. Eine neue Kanzlei muss sich einarbeiten, und das ist echte Arbeit: Sie sichtet die Vorjahre, übernimmt Stammdaten, prüft das Anlagenverzeichnis, gleicht Salden ab und macht sich ein Bild von Ihrem Geschäft. Diese Einarbeitung ist eine Leistung und wird in der Regel auch vergütet. Wer mit der Erwartung wechselt, sofort Geld zu sparen, wird im ersten Jahr enttäuscht. Der Nutzen zeigt sich danach.

Rechnen Sie zudem damit, dass Altlasten sichtbar werden. Ein frischer Blick findet häufig Punkte, die bisher niemandem aufgefallen sind: eine fragwürdige Zuordnung, eine unterlassene Anmeldung, eine Behandlung, die man anders sehen kann. Das ist unangenehm, aber es ist der eigentliche Wert eines Wechsels. Gehen Sie damit offen um. Wenn sich herausstellt, dass etwas zu korrigieren ist, gibt es dafür Wege, und sie führen alle über das Ansprechen, nicht über das Aussitzen.

Und geben Sie der neuen Kanzlei denselben Kontext, den die alte über Jahre gesammelt hat. Erzählen Sie Ihre Geschichte: was Sie tun, was sich verändert hat, wo es Sonderfälle gab, welche Absprachen mit dem Finanzamt bestehen. Aus den Unterlagen allein geht das nicht hervor.

Fazit

Wechseln Sie zwischen zwei Abschlüssen, klären Sie offene Honorare vorher, achten Sie auf Vollmachten und auf übergabefähige Daten statt auf Papierstapel, und lassen Sie die neue Kanzlei die Anforderung übernehmen. Dann ist ein Wechsel eine Formalie und kein Projekt.