Jahresabschluss: Wie er entsteht und was die Kanzlei dafür braucht

Der Jahresabschluss ist keine eigenständige Neuerstellung, sondern die Verdichtung dessen, was über das Jahr gebucht wurde, ergänzt um Arbeiten, die nur zum Stichtag möglich sind. Deshalb gilt: Was unterjährig sauber lief, macht den Abschluss kurz. Was liegen blieb, muss jetzt rekonstruiert werden, und das ist der teure Teil.

Was überhaupt zu erstellen ist

Nicht jeder erstellt dasselbe. Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, ermittelt den Gewinn im einfacheren Verfahren durch Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Wer buchführungspflichtig ist, erstellt einen Abschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, je nach Rechtsform und Größe ergänzt um weitere Bestandteile und gegebenenfalls mit Pflicht zur Offenlegung. Ob und ab wann Sie verpflichtet sind, hängt von Rechtsform und von gesetzlich festgelegten Größenmerkmalen ab. Fragen Sie nach dem Stand, der für Sie gilt.

Die Abschlussarbeiten

Zum Stichtag geschieht das, was unterjährig nicht möglich ist. Bestände werden erfasst und bewertet, Forderungen auf Werthaltigkeit geprüft, Abgrenzungen gebildet für Vorgänge, die über den Stichtag reichen, Rückstellungen für Ungewisses gebildet, das Anlagevermögen mit Zugängen, Abgängen und Abschreibungen fortgeschrieben, Konten abgestimmt. Diese Arbeiten sind der eigentliche fachliche Kern, und sie beruhen auf Beurteilungen, nicht auf Automatismen.

Was die Kanzlei von Ihnen braucht

• Bestandsaufnahme der Vorräte zum Stichtag, wenn Sie Waren oder Material führen
• eine Aufstellung offener Forderungen und Ihre Einschätzung, welche gefährdet sind
• offene Verbindlichkeiten und laufende Verpflichtungen
• Kontoauszüge und Salden aller Konten zum Stichtag, einschließlich Zahlungsdienstleistern
• Kassenbestand mit Zählprotokoll
• Verträge, die im Jahr neu geschlossen oder geändert wurden
• Angaben zur privaten Nutzung betrieblicher Gegenstände, insbesondere Fahrzeuge
• Auskunft über schwebende Risiken, Streitigkeiten, Gewährleistungsfälle

Der letzte Punkt ist der, den fast alle vergessen. Ein laufender Streit mit einem Kunden, eine drohende Nachforderung, ein Gewährleistungsfall: Solche Sachverhalte können zum Stichtag zu berücksichtigen sein, aber die Kanzlei erfährt davon nur von Ihnen. Kein Beleg zeigt ein Risiko an.

Warum es manchmal dauert

Die häufigste Ursache für lange Abschlüsse ist nicht die Kanzlei, sondern die Warteschleife bei Rückfragen. Ein Abschluss wird in Bearbeitung genommen, es entstehen Fragen, sie gehen an Sie, und dann liegen sie. In der Zwischenzeit wird die Bearbeitung unterbrochen, und beim Wiederaufnehmen muss man sich neu einarbeiten. Wer Rückfragen gebündelt und schnell beantwortet, verkürzt die Bearbeitung erheblich.

Die Besprechung nutzen

Wenn der Abschluss fertig ist, folgt idealerweise ein Gespräch. Nutzen Sie es, denn es ist der Moment, in dem Ihre Zahlen jemandem vorliegen, der sie einordnen kann. Fragen Sie nicht nur nach dem Ergebnis, sondern nach der Entwicklung: Was hat sich verändert, wo liegen Auffälligkeiten, was bedeutet das für Vorauszahlungen und für die Planung? Der Abschluss ist rückwärtsgewandt, aber das Gespräch darüber muss es nicht sein.

Prüfen Sie den Abschluss auch selbst, bevor Sie ihn freigeben. Sie kennen Ihr Geschäft, und wenn eine Position nicht zu Ihrer Wahrnehmung passt, fragen Sie nach. Es ist Ihr Abschluss, nicht der der Kanzlei, und die Verantwortung für die zugrundeliegenden Angaben liegt bei Ihnen.

Der Abschluss ist nicht nur für das Finanzamt. Er wandert weiter, und das sollten Sie mitdenken. Banken verlangen ihn für Kredite und beurteilen daran Ihre Bonität. Bei Kapitalgesellschaften kommt je nach Größe eine Offenlegung hinzu, sodass Teile öffentlich einsehbar werden. Auch Geschäftspartner, Vermieter und Auftraggeber fragen Zahlen nach.

Daraus folgt: Der Zeitpunkt der Fertigstellung ist nicht gleichgültig. Wer im Frühjahr des Folgejahres finanzieren will, aber erst im Herbst abschließt, verhandelt mit veralteten Zahlen und schwächt seine Position. Wenn Sie wissen, dass ein Bankgespräch ansteht, sagen Sie es früh, denn dann kann die Reihenfolge der Arbeiten daran ausgerichtet werden.

Ein zweiter Punkt betrifft die Freigabe. Bevor der Abschluss verwendet wird, sollten Sie ihn durchgehen und Fragen stellen. Sie tragen die Verantwortung für die zugrundeliegenden Angaben, und Sie sind es auch, der ihn später erklären muss, wenn jemand nachfragt. Ein Abschluss, den Sie nicht erläutern können, ist im Bankgespräch ein Nachteil. Lassen Sie sich deshalb die wesentlichen Positionen einmal in Ruhe zeigen, statt nur zu unterschreiben.

Fazit

Der Abschluss beginnt im Januar des laufenden Jahres, nicht im Folgejahr. Liefern Sie unterjährig regelmäßig, halten Sie die Stichtagsdaten bereit, melden Sie Risiken und Streitigkeiten aktiv, und beantworten Sie Rückfragen gebündelt und schnell. Und nutzen Sie die Abschlussbesprechung für den Blick nach vorn.