Homeoffice und Arbeitszimmer: Worauf es steuerlich ankommt

Steuerlich existieren zwei getrennte Wege. Der erste ist der Abzug der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer. Er verlangt einen echten, nahezu ausschließlich beruflich genutzten Raum und ist an weitere Voraussetzungen geknüpft. Der zweite ist eine Tagespauschale für die Arbeit zu Hause, die keinen eigenen Raum voraussetzt. Wer die Anforderungen des ersten Wegs nicht erfüllt, ist beim zweiten meist richtig.

Was ein Arbeitszimmer ausmacht

Gemeint ist ein abgeschlossener Raum, der büromäßig eingerichtet ist und so gut wie ausschließlich beruflich genutzt wird. Diese Anforderung ist strenger, als viele denken, und sie ist der Grund, warum die meisten Fälle scheitern. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer ist kein Arbeitszimmer. Ein Durchgangszimmer ist problematisch. Ein Gästezimmer mit Schreibtisch ebenfalls, weil es dann eben auch privat genutzt wird. Der Raum muss zudem in die häusliche Sphäre eingebunden sein, sonst gelten andere Regeln.

Kommt der Raum in Betracht, hängt der Umfang des Abzugs davon ab, welche Rolle er für Ihre Tätigkeit spielt. Steht er im Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung, ist der Abzug weitergehend. Ist er es nicht, greift heute im Regelfall die Tagespauschale. Der frühere Zwischenweg, der auf das Fehlen eines anderen Arbeitsplatzes abstellte, wurde vom Gesetzgeber umgestaltet, weshalb ältere Auskünfte hier oft überholt sind.

Welche Kosten dazugehören

• anteilige Miete oder Abschreibung bei Eigentum, berechnet nach dem Flächenanteil
• anteilige Nebenkosten: Heizung, Strom, Wasser, Versicherung, Grundsteuer
• Renovierung des Raums selbst
• anteilige Renovierung von Bereichen, die auch dem Raum dienen

Davon zu trennen sind Arbeitsmittel. Schreibtisch, Stuhl, Rechner, Bildschirm, Fachliteratur und beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten sind eigenständig abziehbar, unabhängig davon, ob Sie ein Arbeitszimmer haben. Das wird oft übersehen: Wer am Küchentisch arbeitet, kann seinen beruflich genutzten Rechner trotzdem geltend machen.

Die Tagespauschale

Der zweite Weg ist bewusst unbürokratisch. Er stellt auf Tage ab, an denen Sie überwiegend zu Hause arbeiten, und verlangt keinen eigenen Raum. Es gibt eine Obergrenze für die Zahl der begünstigten Tage im Jahr, und es gibt Regeln zum Verhältnis zu Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Die konkreten Werte werden vom Gesetzgeber vorgegeben und wurden angepasst, lassen Sie sich den für Ihr Jahr geltenden Stand nennen.

Was Sie brauchen, ist eine Aufzeichnung: an welchen Tagen Sie zu Hause gearbeitet haben und an welchen Sie zur Arbeitsstätte gefahren sind. Ein einfacher Kalender genügt, aber führen Sie ihn laufend. Rückwirkend zu rekonstruieren, wo man vor zwei Jahren an welchem Dienstag saß, ist weder angenehm noch überzeugend.

Für Selbstständige und Vermieter

Die Regeln gelten sinngemäß auch außerhalb des Angestelltenverhältnisses, dort als Betriebsausgaben statt als Werbungskosten. Selbstständige sollten einen zusätzlichen Punkt bedenken: Wenn ein Raum im eigenen Haus dauerhaft dem Betrieb dient, kann er unter Umständen zu Betriebsvermögen werden. Das ist beim späteren Verkauf oder bei Aufgabe des Betriebs relevant, weil dann stille Reserven aufgedeckt werden können. Diese Frage sollte man kennen, bevor man einen Raum baulich zum Büro macht.

Das Zusammenspiel mit Fahrten und Arbeitgeberleistungen

Homeoffice steht nicht für sich, es verändert auch andere Positionen. Die wichtigste ist die Fahrt zur Arbeit. Für Wege zur ersten Tätigkeitsstätte gibt es die Entfernungspauschale, und wer zu Hause arbeitet, fährt nicht. Zwischen der Tagespauschale und der Entfernungspauschale bestehen Regeln, welche für denselben Tag angesetzt werden kann. Sie hängen unter anderem davon ab, ob Ihnen an der Tätigkeitsstätte dauerhaft ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Deshalb ist die Aufzeichnung der Tage doppelt wichtig: Sie brauchen sie für beide Seiten der Rechnung.

Der zweite Punkt betrifft den Arbeitgeber. Wenn Ihnen Ausstattung gestellt wird, ist sie nicht Ihr Aufwand, und Sie können sie nicht ansetzen. Wenn Ihnen Kosten erstattet werden, mindert das ebenfalls Ihren Abzug. Umgekehrt gibt es Wege, wie ein Arbeitgeber Ausstattung oder Zuschüsse gewähren kann, und je nach Ausgestaltung ist das für beide Seiten günstiger als der Weg über Ihre Erklärung. Das ist ein Gespräch wert, bevor Sie selbst kaufen.

Und bedenken Sie: Was der Arbeitgeber ohnehin ersetzt, brauchen Sie nicht zu sammeln. Doppelt geltend gemachte Kosten fallen auf und kosten Vertrauen.

Fazit

Prüfen Sie ehrlich, ob ein separater, so gut wie ausschließlich beruflich genutzter Raum vorliegt. Wenn ja, kann der Abzug des Arbeitszimmers greifen. Wenn nein, ist die Tagespauschale der richtige Weg, und sie ist kein schlechter. Vergessen Sie in beiden Fällen die Arbeitsmittel nicht, führen Sie einen einfachen Kalender, und sprechen Sie bei Eigentum über die Frage des Betriebsvermögens, bevor Sie Fakten schaffen.