Existenzgründung: Wann Gründer den Steuerberater einbeziehen sollten

Der richtige Zeitpunkt liegt vor dem Start, nicht danach. Der Grund ist einfach: Die Entscheidungen der ersten Wochen, also Rechtsform, steuerliche Erfassung und die Weichenstellung bei der Umsatzsteuer, wirken von Anfang an und binden Sie zum Teil für längere Zeiträume. Nachträglich lässt sich vieles nur mit Aufwand oder gar nicht mehr ändern.

Was am Anfang wirklich entschieden wird

Viele Gründer erleben den Behördenteil als Formalie: Gewerbe anmelden, einen Fragebogen ausfüllen, fertig. Tatsächlich stecken darin Festlegungen. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie beim Finanzamt einreichen, geben Sie an, was Sie tun, wie Sie es einordnen, was Sie erwarten, und Sie treffen Wahlrechte. Diese Angaben bestimmen, wie Sie geführt werden und welche Pflichten für Sie gelten.

Ebenso früh fällt die Frage, ob Ihre Tätigkeit als freiberuflich oder gewerblich einzuordnen ist. Sie klingt akademisch, hat aber Folgen für Anmeldepflichten, für die Art der Gewinnermittlung und für die Gewerbesteuer. Und die Einordnung folgt nicht Ihrer Selbsteinschätzung, sondern der Art der Tätigkeit.

Rechtsform: die Fragen vor der Antwort

Es gibt keine beste Rechtsform. Es gibt nur eine, die zu Ihrer Lage passt. Die Auswahl beginnt nicht mit Steuern, sondern mit Fragen wie: Gründen Sie allein oder zu mehreren? Welches Haftungsrisiko trägt Ihre Tätigkeit? Brauchen Sie Kapital von außen? Wollen Sie Gewinne entnehmen oder im Unternehmen lassen? Wie viel Verwaltungsaufwand sind Sie bereit zu tragen? Erst danach kommt die steuerliche Bewertung dazu, und die kann je nach Antwort in ganz verschiedene Richtungen zeigen. Ein Wechsel der Rechtsform ist später möglich, aber selten kostenlos, weder an Geld noch an Nerven.

Die Weichen bei der Umsatzsteuer

Zu Beginn stellt sich die Frage, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder auf sie verzichten. Beides kann richtig sein. Wer überwiegend an Privatkunden verkauft und wenig einkauft, fährt mit der Regelung oft einfacher. Wer hohe Anfangsinvestitionen hat oder überwiegend an Unternehmen liefert, kann von der Regelbesteuerung profitieren. Wichtig ist zu wissen, dass ein Verzicht Sie für einen längeren Zeitraum bindet. Genau deshalb gehört diese Entscheidung besprochen, bevor Sie das Kreuz setzen.

Woran Gründer regelmäßig scheitern

• keine Trennung von privat und betrieblich, insbesondere kein eigenes Konto
• Rechnungen, die formale Pflichtangaben nicht enthalten und deshalb beim Kunden Ärger machen
• vereinnahmte Umsatzsteuer wird als Einnahme betrachtet und ausgegeben
• Vorauszahlungen und spätere Nachzahlungen sind nicht eingeplant
• Belege werden erst gesammelt, wenn der Steuerberater fragt

Der häufigste teure Fehler ist der vierte Punkt. Im ersten Jahr fließt oft Geld, ohne dass Steuern abgeflossen sind. Wenn dann Bescheide kommen, treffen Nachzahlung und angepasste Vorauszahlungen zusammen. Wer davon überrascht wird, gerät in Liquiditätsnot, obwohl das Geschäft läuft. Darüber muss man vorher sprechen, nicht nachher.

Was Sie selbst tun können

Trennen Sie Konten von Tag eins. Legen Sie Belege von Beginn an geordnet ab, digital und mit einer Struktur, die Sie durchhalten. Notieren Sie sich Vorgänge, die Sie selbst ungewöhnlich finden, denn genau danach wird gefragt werden. Und lassen Sie sich in einem Gespräch erklären, welche laufenden Pflichten Sie treffen, damit Sie den Rhythmus des Jahres kennen. Vieles davon können Sie in den ersten Monaten selbst erledigen, wenn Sie wissen, worauf es ankommt.

Zwei weitere Punkte tauchen früh auf, obwohl sie im Steuerrecht nur mittelbar verankert sind. Der erste ist die Finanzierung. Wer Fördermittel beantragt oder mit einer Bank spricht, braucht Unterlagen, die Ihre Zahlen darstellen und häufig auch bescheinigt sein müssen. Eine Kanzlei kann das liefern, aber nur, wenn eine ordentliche Buchführung existiert. Wer erst kurz vor dem Bankgespräch anfängt, hat nichts vorzuweisen. Auch mancher Zuschuss verlangt Nachweise, die zu bestimmten Zeitpunkten vorliegen müssen.

Der zweite Punkt ist die Sozialversicherung. Ob Sie versicherungspflichtig sind, ob eine Tätigkeit als selbstständig anerkannt wird und wie Sie sich krankenversichern, sind eigene Fragen mit eigenen Regeln. Besonders heikel ist die Konstellation, in der Sie im Wesentlichen für einen einzigen Auftraggeber arbeiten. Das kann als abhängige Beschäftigung gewertet werden, mit erheblichen rückwirkenden Folgen für beide Seiten. Sprechen Sie das an, bevor Sie ein solches Verhältnis eingehen.

Rechnen Sie außerdem mit einer Anlaufphase. Verluste zu Beginn sind normal und steuerlich nicht wertlos, sie können sich auswirken. Wichtig ist, dass Ihre Absicht, Gewinne zu erzielen, erkennbar bleibt.

Fazit

Ziehen Sie eine Kanzlei hinzu, bevor Sie Formulare einreichen und bevor Sie die Rechtsform festlegen. Das Gespräch am Anfang ist kurz, das Aufräumen danach ist lang. Und planen Sie die Steuer als Kostenblock von Beginn an ein, statt sie als spätere Überraschung zu erleben.