Das Erstgespräch mit dem Steuerberater vorbereiten

Ein Erstgespräch wird gut, wenn beide Seiten schnell zum Kern kommen. Dafür brauchen Sie kein vollständiges Archiv, sondern einen Überblick: Wer sind Sie steuerlich, was hat sich verändert, und was wollen Sie wissen. Wer das vorbereitet, bekommt in derselben Zeit deutlich mehr Substanz zurück.

Ihre Situation in wenigen Sätzen

Formulieren Sie vorab, am besten schriftlich, wer Sie steuerlich sind. Dazu gehört, ob Sie angestellt, selbstständig, freiberuflich oder beides sind, ob es Einkünfte aus Vermietung, Kapital oder Renten gibt, ob Sie verheiratet sind, Kinder haben, im Ausland tätig waren. Das klingt banal, entscheidet aber darüber, worüber überhaupt gesprochen werden muss. Ergänzen Sie, was sich zuletzt geändert hat: eine Gründung, ein Umzug, ein Immobilienkauf, ein Erbfall, ein Wechsel der Tätigkeit. Veränderungen sind fast immer der Grund, warum Beratung gebraucht wird.

Welche Unterlagen sinnvoll sind

Für ein Erstgespräch reicht in der Regel ein Querschnitt, keine Vollständigkeit. Nützlich ist, was Ihre Lage belegt und Fragen vorwegnimmt:

• der letzte Steuerbescheid und die letzte Steuererklärung
• bei Selbstständigen die letzte Gewinnermittlung oder der letzte Jahresabschluss
• Verträge, die gerade relevant sind, etwa zu Miete, Darlehen oder Beteiligungen
• Schreiben des Finanzamts, die offen sind
• eine Übersicht der laufenden Einnahmen und Ausgaben, wenn Sie unternehmerisch tätig sind

Wenn Sie vieles davon nicht haben, ist das kein Hindernis. Sagen Sie es einfach. Eine Kanzlei kann Fehlendes benennen und nachfordern, aber nur, wenn sie weiß, was es gibt und was nicht.

Fragen, die Sie stellen sollten

Ein Erstgespräch dient beiden Seiten zur Prüfung. Sie schauen, ob die Kanzlei passt, die Kanzlei schaut, ob sie das Mandat sinnvoll betreuen kann. Nutzen Sie das. Fragen Sie, wer Ihr fester Ansprechpartner wäre, wie der Belegaustausch abläuft, welche Leistungen enthalten wären und was Sie selbst beitragen müssten. Fragen Sie auch, welche Faktoren bei Ihnen den Aufwand bestimmen. Zur Vergütung gilt, dass ein großer Teil der Tätigkeiten durch eine Gebührenverordnung gerahmt wird, die einen Rahmen mit Spielraum vorgibt. Lassen Sie sich erklären, wo Sie in diesem Rahmen ungefähr stehen und warum.

Was ein Erstgespräch nicht leisten kann

Erwarten Sie keine fertigen Ergebnisse. Ohne vollständige Unterlagen kann niemand seriös sagen, wie ein Fall ausgeht. Wer es dennoch tut, arbeitet unsauber. Realistisch ist, dass Sie eine Einordnung bekommen: Wo liegen die kritischen Punkte, welche Wege gibt es, welche Unterlagen fehlen, in welcher Reihenfolge geht es weiter. Das ist mehr wert als eine schnelle Zahl.

Klären Sie am Ende auch, ob und wie das Erstgespräch selbst abgerechnet wird. Das ist unterschiedlich geregelt und eine völlig normale Frage. Es ist deutlich angenehmer, sie vorher zu stellen als nachher zu klären.

Nach dem Gespräch

Notieren Sie sich unmittelbar danach, was Sie verstanden haben und was offen blieb. Wenn Sie mehrere Kanzleien sprechen, hilft Ihnen das beim Vergleich, denn nach dem dritten Termin verschwimmen die Eindrücke. Achten Sie rückblickend weniger darauf, wer am meisten Fachwissen gezeigt hat, sondern wer Ihre Fragen tatsächlich beantwortet hat. Wenn eine Zusammenarbeit beginnt, folgt üblicherweise eine schriftliche Vereinbarung über den Auftrag. Lesen Sie sie und fragen Sie nach, wenn der Umfang anders klingt als besprochen.

Ein praktischer Hinweis zum Ablauf: Es ist völlig üblich und auch sinnvoll, mit mehr als einer Kanzlei zu sprechen. Sie gehen ein Verhältnis ein, das auf Jahre angelegt ist, und ein einzelner Eindruck lässt sich schlecht einordnen. Sagen Sie das offen, es befremdet niemanden. Was Sie dagegen vermeiden sollten, ist, mehrere Kanzleien parallel arbeiten zu lassen, ohne es zu erwähnen. Das ist unfair und spricht sich in überschaubaren Märkten herum.

Rechnen Sie auch damit, dass eine Kanzlei ablehnt. Die Gründe sind selten persönlich: Auslastung, ein Schwerpunkt, der nicht passt, oder ein Sachverhalt, der besser bei jemand anderem aufgehoben ist. Fragen Sie dann nach einer Empfehlung. Innerhalb des Berufsstands ist es üblich, weiterzuvermitteln, und Sie kommen so oft schneller ans Ziel als über eine erneute eigene Suche.

Und bringen Sie Ihre Erwartungen mit. Wollen Sie nur die Pflichten erledigt haben, oder wünschen Sie sich jemanden, der mitdenkt und Sie im Jahr anspricht? Beides ist legitim, aber es sind unterschiedliche Mandate mit unterschiedlichem Umfang. Wer das nicht sagt, bekommt oft das Erste und wundert sich, dass das Zweite ausbleibt.

Fazit

Ein Erstgespräch ist kein Test, den Sie bestehen müssen, sondern ein Abgleich. Bringen Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Lage, die wichtigsten Unterlagen und Ihre Fragen mit. Erwarten Sie Einordnung statt Ergebnisse. Und achten Sie darauf, ob Ihnen zugehört wird, denn davon hängt die spätere Zusammenarbeit mehr ab als von der ersten fachlichen Auskunft.